禮品百科 · 採購實務
企業禮品預算應先計整張訂單的總成本，再決定每份產品可以花多少。將印製、打樣、包裝、配送及備用金一併納入，才能比較真正符合預算的方案。
下文金額與排程為計算示例，並非產品報價或固定交期。圖片所示型號的訂製條件須另行確認。
按預算計算產品單價
公司批出 HK$30,000，訂購 200 份禮品，平均每份可花 HK$150。但這 HK$150 要包含整張訂單的費用，不能全部用來買產品。
| 項目 | 金額 | 每份攤分 |
|---|---|---|
| 產品本身 | HK$21,000 | HK$105 |
| 印刷及包裝 | HK$4,500 | HK$22.5 |
| 樣辦及運費 | HK$3,000 | HK$15 |
| 公司預留的備用金 | HK$1,500 | HK$7.5 |
| 合計 | HK$30,000 | HK$150 |
按這個分配，向供應商詢價的含費用上限是 HK$28,500，公司另留 HK$1,500 備用。若禮品要逐份寄往不同地址，應先取得配送報價，再調整產品預算。
比較相同規格的報價
向各供應商提供同一組條件：200 件、指定材質與尺寸、單面單色 Logo、獨立包裝、送往 1 個地址。報價要列明樣辦、加工、包裝和運費，避免一張包含全部費用，另一張只報產品單價。
小批量尤其要留意固定費。假設某種印刷另收 HK$500 開版費，訂 50 份，每份攤分 HK$10；訂 200 份，每份則是 HK$2.5。不同工藝未必收取開版費，須逐項問清楚。
先查最低訂購量，再問單價。例如圖中的 ST707 筆記本與 RB317 摺疊棉布袋，官網均列明起訂量為 300 件，不能直接套用上面的 200 件預算。若只需 200 件，應另詢可接此數量的款式或現貨加工方案，而不是為湊起訂量多買 100 件。訂購須知。
先算可用單價：（總預算－打樣、加工、包裝、配送及備用金）÷ 實際訂購數量。已包含在產品單價內的費用，不要重複扣除；正式派發及備用份數都要納入數量。
按對象縮窄選擇
| 收禮對象 | 可考慮的產品 | 選款前要問 |
|---|---|---|
| 喜好未明的客戶 | 收納袋、筆記簿、筆具 | 對方是否能收禮？產品是否需要選尺碼、連接設備或配合個人喜好？ |
| 客戶整個部門 | 共用文具、會議配件或整套辦公用品 | 使用人數、是否需要分裝，以及實際工作用途。 |
| 員工 | 保溫杯、收納用品、筆記簿 | 每個自選款式的數量，是否分別達到起訂要求？ |
| 活動參加者 | 棉布袋、文具、便攜小物 | 是否方便帶走？現場有多少存放及搬運空間？ |
以上是選款方向；各款式的起訂量與可供數量須另行確認，圖片不代表可按上文示例預算購買。
客戶收禮限制
為客戶選禮前，先確認對方公司的收禮政策、申報方式及金額限制；不要只按產品價格判斷是否適合。若對方不方便收取個人禮品，可先詢問是否接受供部門共同使用的物品。
員工自選數量
若讓100名員工從三款禮品中自選，選擇結果可能是40、35、25件。每款仍須符合各自的起訂量，不能只看總人數。建議先取得各款最低數量及完整報價，再開放選擇；表單須列明截止日期及未回覆者的預設選項。
活動禮品重量
500 份禮品，每份 200 克，產品總重為 100 公斤；每份改為 500 克，便達 250 公斤，尚未計包裝。請供應商提供每箱數量、尺寸和連箱重量，再安排送貨車輛、搬運人手及攤位存放位置。
摺疊袋款要同時查看展開及收起後的尺寸。樣辦可以實際摺一次，確認扣位是否容易操作、提手會不會妨礙收納。
按場合確認訂製與交付
節日及活動套裝
同一套裝如包含杯、筆記簿及卡片，須把三項產品、包裝盒及組裝費全部列入成本。訂製包裝前先確認產品外形與內部尺寸；若先訂盒、後改款，可能需要重做內托或調整包裝。
涉及分批、分地址或指定時段配送時，應先取得配送安排及費用，再決定可用於產品的預算。
周年與退休紀念
公司周年或團隊表揚可考慮獎座及紀念獎牌。例如圖示TP104木質獎座的官網起訂量為200件，適合先評估批量需求；不能把批量訂製條件套用於單件退休禮物。名單應由負責人核對姓名、年資及日期，再交第二位同事對照最終圖稿。
公司 Logo 可放在產品、紙套或卡片上。報價須列明印刷或刻字工藝，圖稿須標明實際尺寸、位置及顏色，避免只憑螢幕效果圖確認。
急單與到貨日期
急單可比較現貨配卡片、訂製紙套或簡單加印。網站寫「有現貨」，仍要確認可供這張訂單使用的數量。報價寫「15 個工作天」，也要問清楚從付款、確認圖稿，還是批核樣辦後起算，以及是否包括運輸。
若驗貨需 2 個工作天，供應商承諾收到瑕疵資料後 3 個工作天內補貨送達，至少要預留 5 個工作天，另加雙方確認及物流緩衝。需要重新生產的產品，則按重製交期提前到貨。
下單前檢查樣辦與數量
樣辦試用
現貨樣辦可協助確認用料和基本功能；若要確認 Logo 顏色、位置及刻字效果，須另問訂製樣辦費。保留已確認的樣辦或照片，連同圖稿版本及書面規格作收貨比對；不要只以螢幕顏色驗收實物。
- 筆具及筆記簿：試寫 1 頁，檢查斷墨、漏墨、透墨及書頁鬆脫。
- 雨傘：開合 10 次，檢查卡頓及傘骨鬆脫。
- 杯款：用常溫水檢查杯身滲漏；倒置測試須按產品說明進行。
- 收納袋：放入預計收納的物品，確認尺寸，再檢查拉鏈及車線。
- 印刷與包裝：對照已確認圖稿，核對文字、位置、顏色及到貨壓損。
上述次數只是建議的初步試用安排，並非本文已完成的實測，也不是安全或耐久測試標準。收貨時先點算，再按雙方約定檢查不同箱內的產品。電子產品另須核對型號、安全資料及保養；訂單須寫明瑕疵品申報期限、證明要求，以及補發或退款安排。
備用數量
200 位已確認參加者，若自行設定 3%–5% 備用量，就需多訂 6–10 份，這些費用也要計入總預算。刻名產品可另備少量未刻名款式；舊庫存只有在圖案、規格、狀態及食用期限符合本次需要時，才能扣減採購數量。
產品圖及規格來自綠星火產品頁。本文的費用分配、派發數量及試用安排是規劃示例，並非成交報價或正式測試標準。
常見問題
每份預算就是產品單價上限嗎？
不是。先扣除未包含的加工、打樣、包裝、配送及預留費用，再除以實際訂購數量。已包含在單價內的項目不要重複計算。
不同供應商的報價怎樣比較？
提供相同物料、尺寸、數量、Logo加工、包裝及送貨條件，再比較整張訂單總額。只有產品單價相同，並不代表交付內容相同。
為了較低單價，應否多訂一些？
先比較總支出及實際可用數量。沒有用途的餘貨會增加成本；只有後續派發需求明確、規格可沿用，才考慮增加訂量。
按您的數量和預算查詢報價
把收禮對象、訂購數量、總預算和要求到貨日期發給綠星火。已有合適款式，可附上產品編號及 Logo 圖稿，一併查詢加工、包裝和送貨費用。
可直接填寫：用途＿＿／款式或型號＿＿／每款及每色數量＿＿／總預算HK$＿＿／Logo與包裝要求＿＿／最遲送達日期及地址＿＿。
查詢禮品報價及交期產品及服務資料核對：2026年10月22日。產品及實景圖片由綠星火提供；主題素材為示意圖。款式、庫存、費用及交期以書面報價與確認訂單為準。